Kada naučite osnove excela, potom lepo formatirate tabelu na kojoj radite, i definišite sve funkcije koje su vam potrebne, možete krenuti u izradu grafikona.

Kada uradimo tabelu, i želimo prikazati grafički svoj rad trebamo uraditi sledeće. Označimo tabelu koju želimo grafički da predstavimo, potom iz palete osnovnog menija odaberemo insert i način na koji želimo grafički predstaviti svoje rešenje. Klikom na neki od tipova grafičkog prikaza otvara nam se paleta različitog tipa, koji mi želimo odabrati. Naravno, mogućnosti su brojne, ali postupak je uvek isti.

Dakle,

1. napravimo tabelu,

2. selektujemo je

3. iz osnovne palete odaberemo insert

4. odaberemo način grafičkog tipa

5. kliknemo na ok

6. potom će se pojaviti grafikon koji mi trebamo srediti.

Dakle možete primetiti da postoji čitav set opcija. Ono što je najvažnije jeste sledeće

7. kada kliknete desnim tasterom na grafikon pojaviće vam se padajući meni gde možete uređivati izgled grafikona u zavisnosti na koji segment kliknete pojavljivaće vam se različiti padajući meniji u prilog ovome možete pogledati sledeću sliku

Dakle opcije su:

format ploa area – podešavanje kompletnog grafikona

format chart area – menja izgled samog grafikona

format data labels – menja opis grafikona šta če uključivati, da li je to recimo: naziv serije, kategorije, vrednosti, procenti itd.

format data series – omogućava promenu izgleda grafikona, po kojoj vrednosti ćemo prikazivati grafikon, da dodamo serije koje će se prikazivati  i koje ose/axis će se prikazivati itd.

Napomena: excel 2007 nam omogućuje da kompletnu promenu grafičkog prikaza radimo putem opcija chart tools: design, layout, format!!

Ovde se nalaze kompletno sva podešavanj grafikona i to su sledeće opcije:

Chart title – promena naziva grafikikona sa kojim radimo

Axis title – naziv osa horizontalne i vertikalne koja prikazuje šta se na grafiku nalazi

Legent - opis polja koja prikazujemo na grafikonu

Data labes –  prikaz vrednosti polja koja se grafički prikazuju

Data table –  prikaz tabele koju grafički prikazujemo unutar samog grafika

Axes - prikaz osnovne ose po kojoj se vrši prikazivanje grafikona

Plot area –  grafičko uređivanje grafikona.

Čuvanje dokumenta je identično kao i čuvanje ma kog drugog dokumenta u word-u.

Ukoliko vam se ovo pisanje dopalo, podelite sa prijateljima, a ukoliko imate ma koje pitanje pošaljite ga putem komentara.

Sada kada smo prošli osnove excela, kao i formatiranje, možemo se pozabaviti funkcijama. Napominjem da ću u ovom postu samo pisati o funkcijama ali usitinu ne mogu uraditi neku funkciju nadam se da ću u nekom narednom periodu napraviti par video zapisa kako se neke funkcije rade, a do tada samo osnove.

Suština Excela jeste u korišćenju formula i funkcija. Excel poznaje dve vrste sadržaja i to su:

1. Konstanta i

1. Formula.

Konstanta je bilo kakav slobodno uneti podatak.  Formula je izraz ili funkcija, koja podleže strogim sintaksnim i semantičkim pravilima. Formula se prepoznaje tako što uvek počinje znakom jednakosti (“=”).

Funkcije prestavljaju urađene formule koje obavljaju matematičke operacije umesto vas. Excel na formula gleda kao na funkciju sa svojim argumentima. A argument jeste referenca iza funkcije. Kao referenca se može koristiti broj, tekst, logička vrednost.

Argument   ———————- Primer
Brojevi         ———————- 1,2,3,4,
Tekst           ———————-  Oktobar
Logička vrednost————–  Tačno/Netačno
Adresa ćelije ——————–A1 ili A1:B10

Svaka funkcija pored argumenta sadrži i operator. Operatori su matematički simboli koji su podeljeni u tri kategorije i to: aritmetički, tekstuali i logički izraz.

Aritmetički operatori su:
+    sabiranje
-    oduzimanje
/    deljenje
*    množenje
%    procenat
^    stepenovanje

Tekstualni izraz – operatator spajanja teksta
&    spajanje teksta

Logički operatori
=    jednako
>    veće je od
<    manje je od
>=    veće ili jednako
<=    manje ili jednako
<>    različito

Funkcije, šta one prestavljaju?

Excel ima čitavu paletu urađenih funkcija koje vam omogućavaju lakši rad.
Funkcije u excelu su sortirane na nekoliko segmenta i to:

1. Funkcije baze podataka
2. Funkcije za datum i vreme
3. Inženjerske funkcije
4. Finansijske funkcije
5. Informatičke funkcije
6. Logičke funkcije
7. Funkcije za traženje i reference
8. Matematičke i trigonometrijske funkcije
9. Tekstualne funkcije
10. Statističke funkcije

Funkcije baze podataka

Ove funkcije se izvršavaju nad opsezima koji mogu obuhvatati više od jednog reda ili kolone. Najćešće se koriste u velikim organizacijama koje imaju ogromne baze podataka  i tada služe recimo za traženje maksimalne zarade u nekom dužem vremenskom periodu. Neke od funkcija iz ove palete su:DAVERAGE – Ova funkcija vraća prosek vrednosti koje zadovoljavaju zadati kriterijumi , DCOUNT – Ova funkcija izračunava broj ćelija koje sadrže brojeve koji zadovoljavaju zadati kriterijum.

Funkcije za datum i vreme

Ovu su veoma moćne funcije koje vam daju mogućnost da upravljate informacijama o elementima vremena i da ih automatizujete. Recimo, ukoliko u firmi u kojoj radite, dajete dnevne izveštaje, onda ukoliko želite možete u svoj izveštaj uključiti datum, to jest dan kada je izveštaj odštampan. To možete naravno ručno da uradite ili pak da to excel uradi za vas.

Funkcije za datum i vreme su mnogobrojne, najčešće korišćene su:
DATE – Vraća celobrojnu vrednost datuma kao redni broj
DATEVALUE – Pretvara datum iz tekstualne forme i vrednost kao redni broj

Inženjerske funkcije

Inženjerske funkcije su za različite tipove analiza, statistike itd. Pretežno koriste basselovu funkciju, kojima se u ovom Brzom vodiču nećemo baviti ali smatram ih interesantnim u smislu pominjanja za neko detaljnije istraživanje.

Finansijske funkcije

U zavisnosti od toga čime se bavite, sasvim je sigurno da ćete koristiti razne funkcije koje excel ima u svojoj širokoj paleti mogućnosti. Ono što je za mene najčešće korišćeno jesu upravo finanskijske funkcije. Svako od nas vodi svoje finansije, ako ste preduzetnik vodite finansije. Ma šta da radite finansije su osnov svega.

Excel ima čitav niz funkcija koje se mogu koristiti za računanje kamata, rata otplata kredita, hipoteke, obračunavanja budućih vrednosti novca itd.

Neke od tih često korišćenih funcija su:
FV – Vraća buduću vrednost periodičnih uplata i konstantu kamatnu stopu
NPV – Ova funkcija izračunava sadašnju neto vrednost ulaganja na osnovu eskontne stope i nekoliko budućih isplata.
PV – Vraća sadašnju vrednost investicije.

Informatičke funkcije

Informatičke funkcije generalno vračaju logičke rezultate i mogu se koristiti u mnogim situacijama. Ono što je karakteristično za njih jeste da se veoma često koriste u kombinaciji sa drugim funkcijama.

Logičke funkije

Logičke funkcije testiraju ćelije i opsege i vraćaju logički rezultat u obliku teksta.

Funkcije za traženje i reference

Ukoliko excel koristite za upravljanje podacima onda sasvim sigurno ćete često koristiti opcije za traženje i reference.

Matematičke i trigonometrijske funkcije

Ove funkcije su najzastupljenije u excelu, koriste se samostalno a i u kombinaciji sa drugim funkcijama excel-a.  Excel sadrži sve matematičke operacije sa brojevima koje se nalaze i na kvalitetnim kalkulatorima: počev od funkcije SUM, koja je prva koju svako savlada, preko trigonometrijskih, eksponencijalnih i logaritamskih funkcija, do funkcija zaokrugljivanja broja.

Tekstualne funkcije

Tekstualne funkcije mogu se koristiti na više načina. Mogu se koristiti u funkciji vraćanja broja znakova u tekstualni string, da uklone iz ćelija znakovei razmake koji su suvišni prilikom štampanja dokumenta, promene velika slova u mala i obrnuto itd.

Statističke funkcije

Ove funkcije se najviše koriste, zahvaljujući njima možete izračunati prosek, interval, prebrojati vrednosti, utvrditi trend itd.

Formule jesu osnova rada u excelu, prilikom rada veoma ćesto se može dogoditi da u polju u kome radimo neko izračunavanje, umesto rezultata vidimo grešku postoji čitav niz grešaka na koje možete naići a ja ću se ovde osvrnuti na neke od njih

U prethodnom tekstu, bavili smo se osnovama excel-a, sada je red na rad sa ćelijama, kolonama i redovima, kao i na njihovo formatiranje.

Rad sa radnim listovima i njihovo formatiranje!

Osnovni element svakog radnog lista je ćelija (cell).

Šta je ćelija?

Svaka ćelija ima adresu definisanu presekom reda i kolone, na primer: A1, B4, I10 itd. Prilikom upisa adrese ćelije u formulu, svejedno je da li kucate velika ili mala slova – Excel će ih uvek prevesti u velika. Svaki radni list, sheet ima istu šemu adresa ćelija. Ali važno je reći da u ukoliko radite sa više radnih listova sheet-ova, da svaka ćelija ima jednoznačnu adresu. To znači sledeće da ukoliko želite pozvati određenu ćeliju da bi ste se pozicionirali na tačno određenu ćeliju, tačno određenog radnog lista neophodno je da kao prefiks se napiše ime radnog lista, praćeno znakom uzvika, na primer: Sheet2B10 itd. Ćelija može imati različit tip podataka, to može biti tekst, brojevi/formule, datum itd.

Formatiranje radnog lista = kolona i redova

Širinu kolona i redova možete menjati radi lepšeg izgleda formirane tabele, ali isto tako i iz čisto funkcionalnih razloga, ako se neki sadržaji preklapaju ili se ne vide. To možete da uradite na nekoliko načina. Izmene možete vršiti ručno, tako što ćete svaku kolonu ili red posebno označiti i menjati njenu veličinu to jest polje column/row width – veličinu kolone ili reda. Složićete se da je to previše vremena, za sređivanje. Uštedu svog vremena možete imati ako postavite kursor na kolonu ili red koji želite da promenite pritisnete desnim tasterom i otvoriće vam se ovakav prozor kao na slici ispod. Dakle vi ćete odabrati column width, ako je reč o koloni i tu ćete upisati vrednost koju želite. Isti postupak jeste i za red.

Napomena: na slici je prikazana promena jedne kolone, naravno vi možete više kolona selektovati ili pak više redova i na taj način automacki promeniti više kolona/redova, time ubrzati svoj rad.

Drugi način kompletnog formatiranja radnog lista vašeg excel dokumenta jeste da iz osnovnog menija izaberete home/format, u tom slučaju otvoriće vam se sledeći niz opcija:

row height-veličina reda
autofit row height-vraća na standardno podešavanje
column width-određivanje veličinu kolone
autofit column width-vraća na standardno podešavanje
default width-poševanje veličine kompletnih kolona svih polja ne samo označenog
hide & unhide-skrivanje kolona redova itd
organize sheets-jeste niz komandi koji omogućavaju rad sa radnim listovima
protection-se odnosi na segment definisanja lozinke za zaštitu dokumenta od ma kakvih promena
format cells-se odnosi na formatiranje ćelija

Dodavanje i brisanje redova i kolona

Ukoliko nam je potreban novi red ili kolona, dodavanje se vrši na sledeći način. Prvo, kliknemo mišem na red ili kolonu ispred koje želimo umetnuti red/kolonu, kliknemo na home-insert-insert cell.

Ukoliko želimo da neki red/kolonu izbrišemo to radimo tako što selektujemo red/kolonu a potok desnim klikom na red/kolonu otvori se padajući meni iz koga izaaberemo delete.

Formatiranje ćelija
Formatiranje ćelije podrazumeva čitav set promena. Te promene se mogu odnositi na promenu oblika, veličine i boju fonta, boju i teksturu podloge, postavljati razne linije, poravnjavanje sadržaja na razne načine, menjati ugao unetog teksta itd. Sve napred navedene opcije možemo pozvati iz osnovnog menija home/ format, ili drugi način je tako što kliknemo na ćeliju desnim klikom i odaberemo format cells.

Napomena: Ono što bih istakla u podešavanju tipa ćelije jeste, selektovanje broja kao tipa ćelije, sa posebnim osvrtom na decimale. Naime, kada radimo formatiranje u opciji number, category, kliknemo number, potom na decimal places, određujemo broj decimal, ako odčekiramo, use 1000 separator, koristiće se odvajanje 1000 zarezom, ispod u polju biramo izgled negativnog broja. Broj decimal možemo birati i iz osnovnog menija increase decimale, i decrease decimal, koji služi za povećanje i smanjivanje broja decimal.

Text control se odnosi na podešavanje unutar ćelije, i to podešavanje pre svega teksta. Ono ima sledeće opcije: wrap text, ukoliko je tekst koji pišemo unutar ćelije dug, onda će se dogoditi da on bude “podvučen” pod sledeću ćeliju. Da bi se ovo izbeglo, uključite opciju Wrap Text, nakon koje će tekst “poštovati” desnu ivicu ćelije i pružati se u više redova.
Shrink to Fit: da tekst ne bi prelazio desnu ivicu, font će biti umanjen tako da može da stane u jedan red.
Orientation definiše položaj i ugao sadržaja u ćeliji.

Formatiranje ćelija/merge
Ukoliko želimo da spojimo određene ćelije, to radito tako što označimo ćelije koje želimo spojiti i kliknemo na merge cells.

Microsoft Excel je još jedan program u nizu Microsoft Office 2007 paketa i predstavlja osnovni program za rad sa tabelama. Excel vam omogućuje da organizujete svoje podatke u liste (sheets), potom da ih prikažete zbirno, da ih uporedite kao i da ih grafički prikažete. On  sadrži čitav set različitih komandi koje vam omogućavaju da izvršavate različite, matematičke operacije, finansijske operacije, statističke operacije itd. Sve ono što bude rezultat vašeg rada, možete prikazati, tabelarno ili grafički.

Excel možete pokrenuti na različite načine. Dva najčešća načina su:

1.    ukoliko na svom desktopu imate ikonicu excel onda možete dvostrukim klikom na istu, otvoriti excel.

2.    možete ga pokrenuti iz start menija, potom all programs, Microsoft Office kliknete jednom i otvore vam se svi programi office paketa odakle izaberete excel.

Excel – osnovni elementi

Kada pokrenete Excel, otvori će se prazan dokument, koji naravno možete prilagođavati svojim potrebama, raditi u njemu i izvoditi zaključke koje želite i koji su vam potrebni. Izgled tog inicijalno praznog dokumenta je prikazan na slici

Opis svih elemenata excel dokumenta.

1.      Naslovna linija prozora - sadrži ime dokumenta i ime programa;

2.      Osnovni meni – jeste paleta sa svim komandama koje excel nudi;

3.      Lista imenovanih blokova (Name Box) – prikazuje adresu aktivne ćelije ili neki drugi sadržaj;

4.      Linija za unos sadržaja – (Formula Bar, tu unosimo formulu koja je bitna za aktvinu ćeliju u kojoj radimo);

5.      Brojevi kolona i redova;

6.      Jezičci radnih listova - omogućavaju kretanje između radnih listova; kao i imenovanje radnih listova;

7.      Statusna linija sa indikatorima – informacije o aktuelno otvorenom random listu.

Svaki Excel dokument se sastoji od radne sveske (worbook) koja je podeljena na radne listove (worksheets – sheet1, sheet2, sheet3 itd.). Radni list je površina izdeljena na 256 kolona označenih zaglavljem sa slovima i 65536 redova (zaglavlje sa brojevima). Svaki novootvoreni excel dokument ima svoja tri radna lista koji su imenovani sheet 1, sheet 2, sheet 3, što se naravno može izmeniti. Maksimalni broj radnih listova ograničen je samo memorijom računara.

Kretanje kroz radni list je jednostavno.

Kursorske strelice pomeraju dokument u bilo kom smeru, (levo,desno ,gore ,dole ).

Enter posle unosa (kretanje kroz radni list je nadole), ili Tab krećemo se na desno uvek, Shift+Enter krećemo se nagore.

Kursorski tasteri u kombinaciji sa tasterom Ctrl pomeraju aktivnu ćeliju najpre na početak oblasti popunjene nekim sadržajem u pravcu strelice, zatim na suprotni kraj te oblasti i tako redom.

Pritiskom na taster Home odlazite na početak reda, u sasvim levu ćeliju.

Ctrl+Home idete direktno u gornji levi ugao aktivnog dela radnog lista.

Ctrl+End aktivira se donji desni ugao upotrebljenog dela radnog lista.

Tasteri PageUp i PageDown pomeraju sadržaj radnog lista ekran nagore i ekran nadole, respektivno.

Tasteri Alt+PageUp i Alt+PageDown pomeraju sadržaj radnog lista ekran udesno i ekran ulevo, respektivno.

Selektovanje, kopiranje i brisanje unutar excel dokumenta

Selektovanje

Ukoliko želimo da selektujemo više ćelija, to radimo tako što pozicioniramo kursor na početno polje od koga želimo selektovati ćelije, pritisnemo levi taster miša i prevućemo do ćelije do koje želimo selektovati . Ukoliko želimo da selektujemo celu kolonu ili red to radimo tako što kliknemo na broj reda ili slovo reda koji želimo selektovati, pojaviće se strelica koja će označiti deo koji mi želimo da selektujemo. Ako želimo seletovati pojedine ćelije koje su razbacane po radnom listu to radimo tako što držimo taster alt + pritiskamo na ćeliju koju želimo da selektujemo.

Sledeće tri slike vizuelno opisuju napred napisano.

Ceo dokument selektujemo tako što pritisnemo poziciju iznad broja redova ili levo od prvog slova to jest slova A.

Ukoliko imamo više radnih listova, možemo ih selektovati pritiskom na sheet i držanjem taster shift i klikom na sheet.

Kopiranje

Kopiranje se radi tako što selektujemo ćelije ili radni list i kliknemo desnim tasterom miša i onda copy. Ili pak selektovanjem polja koja želimo prekopirati, i potom pritiskom na taster ctrl+c (prečica za kopiranje u ma kom dokumentu i programu).

Kada izvršimo upotrebu copy komande, pritisnemo na polje na koje želimo “zalepiti” kopirani deo, desnim pritiskom na taster iz palete koja nam se pojavi odaberemo paste, ili pak ako koristimo prečicu na tastaturi, kliknemo na ctrl+v.

Brisanje

Svakom prethodnom brisanju sadržaja iz ćelija prethodi prethodno selektovanje o čemu je već bilo reči. Kada selektujemo deo koji želimo obrisati kliknemo na taster delete.  Onda kada radimo sa većim excel dokumentom, složenijim, možemo imati različite “složenije” potrebe. Na primer, da obrišemo jedan deo, da obrišemo čitav red ili kolonu. U tim slučajevima selektujemo deo koji želimo obrisati a potom desnim tasterom miša iz padajućeg menija izaberemo delete, pojaviće se prozor u kome biramo šta brišemo  npr: entire row – briše kompletan red, entire column – briše sve kolone.

Radni list + radni list = radna sveska

Broj radnih listova mi sami određujemo, kao i to kako će se ti radni listovi zvati, kakav će njihov raspored biti. Na koji način to radimo. Kliknemo na jezičak radnih listova, desnim klikom miša otvara se prozor u kome postoji čitav set opcija:

1. insert – dodavanje novog radnog lista

2. delete – brisanje radnog lista

3. rename - promena imena radnog lista

4. move or copy – promena redosleda radnog lista kao i kopiranje čitavog radnog lista na drugo mesto.

Toliko o osnovama, u sledećem tekstu radimo samo malo ozbiljnije stvari, koje se odnose na ćelije, formatiranje itd.