Zadnje vreme mislim da svakodnevno obavljam dovoljno poslovnih sastanka da mogu sebi dati za pravo da malo pišem o poslovnim razgovorima. A uzgred rečeno, volela bih da je meni to neko rekao kada sam počela odlaziti na poslovne sastanke. Ako se neko ovde zatekne moći će da pročita neka moja razmišljanja o sastancima. Ne znači da ćete se složiti sa svime što je napisano i ne treba da se složite ali treba razmisliti o tome.
1. Poslovni sastanak treba zakazati, po mogućstvu dovoljno vremena unapred. Nemojte ostaviti previše vremena jer skloni smo tome da zaboravimo.
2. Nikada nemojte sastanke zakazivati ponedeljkom i petkom nisu pogodni dani. Najefikasniji su sastanci zakazani sredinom nedelje, u prepodnevnim časovima. Ja lično naviše volim sredu.
3. Ako odlazite u poslovnu posetu nekome, verovatno ćete morati malo da sačekate kod sekretarice, i normalno je da vas ona ponudi da sednete i sačekate da vas prime. Međutim, moj savet je da se zahvalite i izbegnete da sednete. A ako se pitate zašto?
Odgovor je: ako sednete izgubićete prednost efektnog utiska. Osoba koja stoji je u psihološkoj prednosti u odnosu na onu koja sedi. A i time sigurno izbegavate da dugo čekate jer im “sedite” nad glavom.
4. Sva ona pravila kada počne sastanak postoje, i ima organizacija koje ih itekako poštuju ali ovo je zemlja Srbija i često ljudi o tome nemaju pojma tako da je moja preporuka svako znati pravila ali generalno pravilo jeste da se prilagodite i da nema pravila.

5. Poslovni razgovor, bez obzira na njegovu prirodu, ima neke svoje faze o kojima sam čitala svojevremeno dok sam studirala i to su:
*uvodna faza
*glavna rasprava
*zaključna faza
U praksi to ne postoji, ili je pak veoma retko.
Poslovni svet svakim danom postaje sve složeniji i zahtevniji, a po pitanju komuniciranja određeniji. Jer ne zaboravite vreme je novac. I budite generalno što konkretniji i efikasniji. Da postoji, to što možemo navesti uvodnom fazom gde spada razmena pozdrava, predstavljanje i uvodni, neobavezni razgovor koji služi za opuštanje pre ozbiljnijeg dela razgovora. I to sve skupa zna biti krajnje neformalno ali treba i mora biti kratko. Niko nema više vremena za pričanje priča i „bajki o tri praseta”.Glavna faza jeste najbitnija naravno u kojoj se ozbiljno razgovara o poslu. Sam tok diskusije ima neka pravila koja valja poštovati da bi se postigao najbolji efekat radnog sastanka i izbegli nesporazumi i potencijalne konfliktne situacije. Šema tog konkretkog razgovora može izgledati ovako nekako.

Startup poslovnog pregovora (sastanka) je od ključnog značaja za uspešno okončanje razgovora. Generalno ono što je barem kod mene praksa jeste da pre odlaska kod klijenta postoji telefonski kontakt i poslata eventualna ponuda elektronskim putem, koja je naravno personalizovana tako da je najnormalnije je da kada odem na sastanak se zna predmet razgovora. I da se za datu temu i pripremi ili pripreme, u zavisnosti sa koliko osoba se vodi sastanak. Ali opet kažem kako je ovo zemlja Srbija pa to i nije uvek tako. Poželjno je na samom početku diskusije još jednom potvrditi o čemu se priča i da se tokom razgovora držimo teme i razloga zasto smo tu gde jesmo. Analiza sastanka, podrazumeva da se iznesu i prodiskutuju sve činjenice, pretpostavke i mišljenja o temi sastanka, a što treba da bude dobra osnova za iznošenje predloga i alternativnih rešenja za temu sastanka. Prihvatanje zajedničkog rešenja i definisanje međusobnih obaveza koji iz njega proističu. Opet treba biti detaljan i precizan i ovom koraku posvetiti pažnju da kasnije ne bi došlo do nesporazuma i različitog tumačenja rezultata razgovora. Želim naglasiti da pravila postoje i da se trebamo njih držati ali isto tako da ako se samo slepo držimo pravila nećemo postići ništa. Priroda sastanka je uvek ili generalno različita kao što i nije svaka ličnost sa kojom vodimo sastanak ista. Shodno tome moramo naučiti da AKTIVNO SLUŠAMO!!
6. Aktivno slušanje znači:
*da pažljivim slušanjem sagovornika budimo samopouzdanje kod njega i nas samih,
*slušanje u smeru vlastitih očekivanja može prouzrokovati nesporazume – čujemo samo ono što želimo i to nije dobro,
*razmišljajmo o rečima koje smo čuli, a ne o osobi koja ih je izrekla je nešto što isto tako nije dobro autoritet u poslovnom sastanku ponekada zna da zaslepi, ali ako se to događa onda znači da nemamo svoj stav i svoje mišljenje što nikako nije dobro,
*greška je kada mislimo da unapred znamo šta neko želi da nam kaže i nikada ali nikada ne prekidajte sagovornika ili da još gore sugerišete reči i izraze dok govori, kao i da završavate receniču umesto njega!!
*postavljanje pitanja tokom razgovora je ključni momenat za dobru komunikaciju,
*pripremimo se za sastanak uvek kada je i sastanak krajnje lagan, jer nijedan sastanak nije lak čak ni onaj koji je završan, kao što i u tenisu se zna da nema lake loptice ako se opustimo!!
U zaključnom delu poslovnog razgovora dobro je napraviti rekapitulaciju dogovorenog, s namerom da se otklone nedoumice i nesporazumi. Kod iole važnijih razgovora treba napraviti zapisnik ili belešku sa sastanka, gde će se konstatovati šta je dogovoreno i kuda dalje idemo.
I na samom kraju opustite se i u prijateljskoj atmosferi se rastanite do sledećeg sastanka.Bez obzira koja je priroda sastanka morate imati po meni STAV. Kao što i morate znati šta treba i šta ne treba činiti.
Recimo:
ŠTA URADITI
*Poslušajmo drugu stranu – njihove želje su možda bliže našim nego što nam se čini
*Kod naših predloga uvek ostavimo dovoljno manevarskog prostora. Prvu ponudu možemo uvek da odbijemo.
*Predlažimo uslovne ponude, na primer: “Ako vi uradite to, mi ćemo uraditi ono…”
*Zapisujmo sve predloge, doslovno sve
*Neka suprotna strana stalno ima utisak da dobro napreduje i da je sklopila dobar posao
*Pazite na opasne izraze: “samo još nekoliko detalja…” , “to je u vašem interesu”…
*Važi, da u istoriji, još nije postojao rok koji se nije mogao pomeriti..zato opušteno ali sa poštovanjem uvek.
I ŠTA NIKADA NE RADITI
*Nikad ne kažite “nikad”
*Ne popuštajte već na početku
*Ako ste popustili na početku više nećete moći da se vratite na početak
*Vaša početna ponuda ne sme biti preterana, da ne izgubite ugled, kad kasnijem budete morali da popuštate
*Nikada ne popuštajte a da ne dobijete nešto zauzvrat
*Izbegavajte da odgovarate na pitanja direktno, sa “da” i “ne” itd.
I na samom kraju moja poenta jeste BUDITE SVOJI ALI SE NAORUŽAJTE ZNANJEM I TO JE DOBITNA KOMBINACIJA!!

Be Sociable, Share!

•